Si hacemos una búsqueda en Google y ponemos: “qué es la digitalización de empresas” nos podemos asustar al ver el número de resultados que aparecen: ¡Aproximadamente treinta millones de resultados! ¡Increíble!
Pero empecemos bien, comencemos con una simple pero completa definición sobre Digitalización. Podemos entender la digitalización como el “proceso por el cual las empresas reorganizan sus métodos de trabajo y estrategias en general, para obtener más beneficios gracias a la digitalización de procesos y a la implementación dinámica de las nuevas tecnologías”.
¿Cuáles son las ventajas de la transformación digital?
Pues la primera ventaja, la encontramos en la definición que acabamos de poner y que ahora destacamos en negrita “Obtener más beneficios”. Pero hay mucho más…
- Reducir costes
- Nos hacemos más eficientes
- Mejoramos los procesos y la calidad en el servicio
- Aumentamos el control sobre nuestro negocio
- Innovamos
- Accedemos a personal más cualificado
- Nos permite tomar decisiones objetivas y siempre a tiempo
- Nos permite estandarizar procesos y crecer
- Accedemos a nuevas oportunidades de negocio
- Tendremos empleados más felices
- Alargamos la vida de la empresa
- Nos acercamos a los clientes y nos damos a conocer.
Y si nos ponemos seguro que podemos hacer una lista mucho más larga, pero los ya enunciados son lo suficientemente importante como para decidir dar el paso hacia la digitalización.
¿Qué hago? Quiero que mi proceso de digitalización sea un éxito
Si quieres saber qué tienes que hacer para que tu proceso de digitalización sea un éxito, lo primero que hay que hacer es “Pensar”. Piensa en los siguientes escenarios:
- En el pasado: Siéntate y piensa en tu pasado, en las cosas buenas y no tan buenas; recuerda todo aquello que te hizo aprender y madurar. Piensa en todo aquello que te ayudo a tomar decisiones y dónde te llevaron y piensa en el momento en el que decidiste emprender, qué te motivo a dar ese paso y con qué filosofía lo has emprendido.
- En el presente: Analiza tu negocio hoy y evalúa la situación de tu empresa. Describe tu negocio, área por área, aunque sea un proyecto de negocio, y ten en cuenta que es algo para ti, no tienes que demostrar nada a nadie; se sincero; se realista; se conciso, solo describe no justifiques, e identifica oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades (Análisis DAFO).
- En el futuro: Aquí deberemos de contestar a la siguiente pregunta ¿Qué espero de mi negocio? Una premisa “No enfoques tu negocio al producto, enfócalo al cliente” y contesta ¿Qué busco con la digitialización de mi negocio? Para contestar ayúdate del análisis DAFO, convierte las amenazas en oportunidades, aprovecha las oportunidades, las debilidades acércalas a las fortalezas y las fortalezas afiánzalas.
Otro consejo: ¡Prioriza! Y dale a la digitalización la importancia que se merece, tanto en tiempo como en recursos.
Pero ¿Por dónde empiezo?
La respuesta es muy sencilla: Empieza por el centro de todo proceso de digitalización.
Empieza por tu Software de Gestión o ERP. Si bien ya tienes un software de gestión, un proyecto empresarial o estés interesado en renovar el que ya tienes, antes de nada plasma en un documento qué es lo que quieres que tu software de gestión o ERP haga. Identifica aspectos fundamentales de tu día a día e identifica lo deseable, recuerda no olvidemos ser realistas. No plasmes cosas que realmente no van a ser importantes en tu negocio o que no vayas a utilizar, porque dispersarás la atención.
Cuando ya tengas esta parte y solicites información y presupuestos; dedica tiempo a probar diferentes programas. Llega el momento de decidir. Aquí os dejamos algunos #tips que os ayudarán a tomar la decisión correcta:
- Experiencia: los años que una empresa lleva en el mercado ofreciendo software y con un importante volumen de clientes dan fiabilidad y seguridad.
- Que cumpla con las funcionalidades y necesidades que has identificado en la fase anterior.
- Que sea adaptable a las diferentes necesidades que pueda surgir.
- Que te ofrezcan mantenimientos, videotutoriales, asistencia técnica ad hoc, etc.
- Que trabajen por presentar nuevas funcionalidades y novedades. Que se adapten a las tendencias y sea innovador.
- Que te aseguren que pueden crecer contigo. No hay nada más frustrante que abrir varios negocios y que tu ERP no te permita llevar una gestión conjunta de todos tus negocios como si fuese uno sólo.
- Que te ofrezca seguridad.
- Enlazable e integrable con otras soluciones complementarias.
Y algo muy importante que nunca debes olvidar: INVOLUCRA A TODO EL PERSONAL “QUÉ PARTICIPEN DEL PROCESO”, para ello:
- Capacita e incentiva a tu equipo
- Cuando hables de digitalización ante tu equipo, enfatiza sobre las ventajas relacionadas con las mejoras que van a percibir en su día a día.
- Que nunca, nunca, nunca perciban que una automatización o cambio vaya a sustituir o a prescindir de alguien del equipo.
Solo así estarán receptivos ante el cambio. El 80% del éxito de cualquier cambio dependen del equipo y de cómo lo afronte.
